ファミリービジネス研究所の藤井薫です。 「返事が遅いのは、やる気がないからだ」
「忙しいのだから、返事が遅れるのは仕方がない」 そう考えている方は多いと思います。
私も長い間、同じように考えていました。 しかし、多くの経営者のご相談を受けるうちに、分かったことがあります。
返事の遅さは、怠けでも、忙しさでもありません。
心の中で、仕事の流れを止めている一か所から生まれているのです。 第1幕相談のメールが増えて、気づいたこと最近、さまざまな経営者の方から、ご相談をいただくことが増えました。
その多くは、メールでのご相談です。 私は、困って相談をくださった方には、できるだけすぐにお返事するようにしています。 ある方からご相談をいただいた時のことです。
すぐに最初のお返事を送りました。
返事を待つ間にも、次々と新しいアイデアが浮かび、思いつくたびに、何通かに分けてお送りしました。
そして、いつ返事が来るかと待っていました。 けれど、返事はなかなか来ませんでした。 こうした経験を重ねるうちに、一つのことに気づきました。
返事の早い方は、事業も前に進んでいる。
返事の遅い方ほど、事業が足踏みしている。 もっとも、振り返ると、待ちきれずに何通も送っていた私の方にも、
焦りというブレーキが掛かっていたのかもしれません。 第2幕返事が遅い人ほど、真面目である返事が遅い方は、怠けているわけではありません。
多くの場合、真面目で、真剣な方です。 心の中では、こんな言葉が動いています。
「きちんとした返事を書かなければ、失礼になる」
「中途半端な返事をしたら、迷惑をかける」
「もう少し考えがまとまってから、返そう」 真剣だからこそ、すぐに返せない。
返せないまま日が過ぎ、ますます返しにくくなる。 これが、心のサイドブレーキです。 第3幕工場の制約条件と、心の制約条件大和製作所では、創業以来、納期が迫ると徹夜が続いていました。
ゴールドラット博士のTOC（制約理論）を学び、工場全体の能力は、一番遅い工程で決まることを知りました。
全員を急がせるのではなく、流れを止めている一か所を見つけて手を打つ。 すると、同じ設備、同じ人数のまま、3か月で生産能力が2倍になりました。 人の仕事も、同じです。
いくら頑張っても、心の中に流れを止めている一か所があれば、そこで全体が止まります。
返事の遅れは、その一か所が外に表れた、分かりやすい症状の一つです。 頑張りを増やす前に、流れを止めている一か所を見つける。
工場でも、人の心でも、順番は変わりません。 第4幕返事の遅れが生む損返事を待っている間に、相手からの次の知恵も、紹介も、チャンスも、そこで止まります。
真剣に考えて届けられたアイデアを、開かないまま置いておくことになります。 お客様からの問い合わせでも、同じことが起きています。
返事が一日遅れるごとに、お客様の気持ちは、少しずつ他へ移っていきます。 返事の遅れは、目に見えない機会損失です。 第5幕明日からできる「返事の流れ」改善7段階1．返事をしていないメールを数える 大切な相手からのものだけで構いません。 2．一番古い一通を開く 古いものほど、心のブレーキが強く掛かっています。 3．「受け取りました。改めてお返事します。」の一行を返す 中身の返事は後でいい。まず流れを止めないことです。 4．返事を止めている言葉を書き出す 「失礼になる」「迷惑をかける」「まとまってから」。
紙に書くだけで、ブレーキの正体が見えてきます。 5．完璧な返事を目指さない 六十点の返事でも、届かない百点の返事より、はるかに相手の役に立ちます。 6．返事をする時間を、一日の中で決める たとえば朝と夕方の15分。
時間を決めると、後回しが減ります。 7．一週間後に、もう一度数える 未返信の数と、返事までの時間が、どう変わったかを確かめます。 第6幕改善前後で確認する数字・大切な相手からの未返信メールの数
・一番古い未返信メールが、何日前のものか
・受け取ってから返事をするまでの平均時間
・返事をためらった回数
・相手から次の連絡や紹介が来た件数 返事が速くなったかどうかだけでなく、相手とのやり取りが前に進み始めたかで判断してください。 第7幕今日の根っ子原理「返事の遅さは、怠けではない。
心の流れを止めている一か所が、外に表れたものである」 返事が遅い自分を責める必要はありません。
責めても、ブレーキはかえって強くなります。 まず、一行だけ返す。
次に、返事を止めている言葉を書き出す。
そして、その言葉がどこから来ているのかを見る。 頑張りを増やす前に、ブレーキを外す。
これが、自分を疲れさせずに前へ進む方法です。 第8幕経営者への問いあなたの受信箱で、一番古い未返信のメールは、何日前のものでしょうか。
そして、その返事を止めているのは、どんな言葉でしょうか。 その一通に一行を返した瞬間、止まっていた流れが、少し動き出します。 心の流れを止めている一か所が、自分のどの根っ子から来ているのかを確かめたい方は、ご相談ください。
経営者が引きやすい20のブレーキと、その損を計算できるチェックシートもご用意しています。 ご連絡先：info@kaorufujii.com 第9幕ご紹介のお願い今回の内容が少しでもお役に立ちましたら、ぜひ、ご友人の経営者やお取引先へ、この記事をご紹介ください。
この記事の共有を歓迎します。 第10幕次回予告次回は、「任せられない」という心の制約条件についてお伝えします。
社長が抱え込んでいる仕事が、会社全体の流れをどう止めているのか。
大和製作所で熟練者から補助作業を外した経験をもとに、お話しします。 本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。 藤井 薫
ファミリービジネス研究所 所長 無料ニュースレター 経営の困りごとの根っ子を、一緒に見つけませんか。経営の困りごとの根っ子を見つけ、次の一手につなげる視点をお届けします。 |
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